Yönetim Kalitesi'nde Moda Yanılsaması

Türkiye Kalite Derneği (KalDer) 1995 yılından günümüze kurumların yönetim kalitesinin gelişmesi için çalışmalar yürütmektedir. Yönetim kalitesi dediğimizde kurumsallaşmayı anlayabileceğimiz gibi, biraz daha açarak yönetirken bir takım sistem ve araçlardan faydalanmayı da anlayabiliriz. Bugün yönetimin artık bir bilim ve yöneticiliğin de bir meslek olduğunu biliyoruz. Nasıl mühendislik, doktorluk öğrenilmesi gereken bir meslekse yöneticilik de bir meslek. Bu nedenle yönetici olduktan sonra tahminlerimiz veya hislerimiz doğrultusunda yönetmek mümkün değil. Doğru ve etkili yönetim için gereken eğitimleri almak, uygulamak tekrar eğitimleri almak ve tekrar uygulamak gerekiyor.

Yöneticilik Mesleğini Yapmak İçin Araçlar

Yöneticiliği öğrenmek için alınacak eğitimlerin başında elbette liderlik geliyor, ne var ki liderlik eğitimi alınacak eğitimlerin sadece başı ve çok küçük bir kısmı. Liderlik eğitimine ek olarak alınması gereken eğitimlerin başında stratejik yönetim geliyor, sonrasında süreçlerle yönetim, proje yönetimi, ekip kurmak ve yönetmek, insan kaynakları yönetimi, problem çözme teknikleri, verilerle yönetmek, kaynak yönetimi, EFQM Mükemmellik Modeli gibi pek çok konuyla da yöneticilikte gün be gün ilerlemek gerekiyor. Bu konular da pek çok alt dallara ayrılıyor; örneğin ekip yönetimi kısmında Kaizen ve Kalite Çemberleri araçlarından faydalanıyoruz. Başka bir örnek vermek gerekirse, problem çözme tekniklerinin altında beyin fırtınası ve balık kılçığı gibi araçlardan faydalanıyoruz. Tüm bu araçlar aynı bir ustanın takım çantasındaki tornavida, pense ve diğer aletler gibi yöneticinin de yönetmek için kullandığı takım çantasındaki araçları oluşturuyor. Tüm bu araçlar ayrı ayrı belli bir konuya çözüm sağlıyor.

Araçlarda Moda Yanılsaması

Yöneticinin yönetmek için donandığı ve kullandığı takım çantasındaki araçlar, kurumun ihtiyaç ve beklentilerine göre kullanıldığında faydalı oluyor. Bu ihtiyaç ve beklentileri bize söyleyen en güzel yaklaşımlardan biri, EFQM Mükemmellik Modeli'ne göre yapılan özdeğerlendirme bir diğeri ise stratejik planlamadır. Diğer türlü yapılan seçimler kurumsal bir yaklaşımla değil kişilerin pek de güvenemeyeceğimiz tahmini veya moda diye yapılan seçimler olacaktır. Bu seçimlerden en sıkıntılısı bir aracın moda olduğu için tercih edilmesidir. Çünkü sorun da gelecekteki beklentiler de kuruma özeldir, kullanılacak araç da bunlara göre değişir. Moda diye bir aracı kullanmaya başlamak aynı paltoya ihtiyacı varken moda diye kar botu almaya benzer.

Bir Dönem Moda Olanlar

Bugün KalDer olarak bu anlatılan yönetim araçlarını öğretiyor ve uygulattırıyoruz, hepsinin önemli ve faydalı olduğuna inanıyoruz ama yerinde ve zamanında kullanıldığında. Örneğin kurumlara ekip çalışması için özellikle tavsiye ettiğimiz kalite çemberleri metodu bir dönem çok moda oldu. Kurumlar ve yöneticiler bu aracı kullandıklarında her açıdan kesin ve büyük başarıyı yakalayacaklarını düşündüler. Bu büyük bir yanılsama, bu araç kurumda ekip çalışması ve sahadaki sorunları çözmek için çok iyi bir araç, ama kurumun başka sorunları varsa onlara ilaç olması iyi niyetli bir beklentiden öteye geçmeyecektir. Sonraki yıllarda moda olan bir diğer araç 6 sigma oldu. Pek çok yönetici toplam kalite yönetimi öldü yaşasın 6 sigma dedi. Bu da başka bir yanılsamaydı aynı kalite çemberlerinde olduğu gibi bu da her soruna ilaç değil belli bir derde derman olan bir araçtı.

Moda Sanrısından Nasıl Kurtuluruz

Araştırmalar Türk'lerin yeniliklere çok açık ve hızlı tüketen bir toplum olduğunu gösteriyor. Belki bu özelliğimizin de etkisiyle yeni çıkan yönetim araçlarına ihtiyacımız olup olmadığını değerlendirmeden kullanmaya başlıyor henüz özümsemeden de bunun işi bitti diyerek kenara atıyoruz. Oysa aynı tornavidanın yaptığı işi pense ile yapamayacağımız gibi bir yönetim aracıyla yaptığımız işi diğeriyle yapamıyoruz. O nedenle yöneticinin ilk adımda bu araçları iyi bilmesi, ihtiyacı doğru tespit etmesi gerekiyor. Ardından da bu doğrultuda çalışanların geliştirilmesi ve sistemler kurulması gerekiyor. Kurulan sistemlerin özümsenmesini ve sürekliliğini sağlamak da gene yöneticiye düşüyor.  İhtiyacı tespit ederken de az önce belirttiğimiz gibi kişisel yargıdan kurumsal bakış açısına geçebilmek için Mükemmellik Modeli'nden ve stratejik plandan faydalanmak gerekiyor. Özdeğerlendirme kurumun mevcut durumunu söylerken, stratejik planlama geleceğini söylüyor ve bu aradaki boşluğu doldurmak için araçlarımızı tespit edebiliyoruz.

Moda Diye Değil, Akılcı Diye Seçmek

Yönetim araçları için söylenecek en yanlış cümle "bunun artık modası geçti" demektir. Her aracın arkasında bir felsefe yatar, aracın geçersiz olması için felsefesinin artık mantık dışı olması gerekir. Örneğin ekip çalışması için geçerli olan kalite çemberleri yönteminin geçersiz olması için, ekip çalışmasının artık faydasız olması gerekir. Tarih boyu ekip çalışması iyi değildir diyemedik, hala da diyemiyoruz. O nedenle araçları akılcı olduğu için ve bizim özdeğerlendirme ve stratejik yönetim gibi akılcı araçlarla seçtiğimiz ihtiyacımıza çözüm olduğu için seçmek bize fayda sağlıyor. Diğer türlü yapılan seçimler, hem asıl çözümden sağlayacağımız faydanın kaçmasına sebep olurken, hem de zaman ve bazen de para kaybına sebep oluyor. Kurumun bu çalışmalardan beklediği faydayı elde edememesi durumunda da araçlara ve sisteme olan inanç kaybolduğu için kurumsallaşma yolunda önemli bir hız ve inanç kaybı yaşanıyor.

Bu yazı KalDer Ankara Şubesi Genel Sekreteri Aysun Telek tarafından PMI Türkiye’nin Aralık ayı periyodik dergisi için kaleme alınmıştır. (PROJE YÖNETİM DÜNYASI, PMI TR Periyodik Yayını The World of Project Management / Aralık 2016 / Yıl 4 / Sayı 10 / Sayfa: 40-41)