Bilgi Merkezi
Proje Yönetimi
Proje Nedir?
-
Benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya koymak için gösterilen geçici çabadır.
-
Zaman içinde belirli bir başlangıcı ve sonu vardır. Bu nedenle kapsamı ve kaynakları tanımlanan bir proje geçicidir.
Proje rutin bir operasyon değildir. Tek bir amaca ulaşmak için tasarlanmış özel işlemler dizisidir. Bu sebeple projeler eşsizdir. Dolayısıyla bir proje ekibi çoğunlukla farklı organizasyon ve uzmanlıklardan gelen kişilerden oluşur.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi, proje gereksinimlerini karşılamak için proje faaliyetlerine bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanmasıdır.
Proje, belirli bir zaman ve bütçe dahilinde gerekli kabul kriterlerini sağladığı taktirde genellikle başarılı olarak kabul edilir
Proje Yönetimine Neden İhtiyaç Duyarız?
Etkili bir proje yönetimi hem ev sahibi kuruluşa hem de projeye katılan kişilere birçok fayda sağlar.
< >İstenilen iş sonucuna ulaşmakta yüksek bir olasılık sunar,Kaynakların (insan ve malzeme) en etkin ve verimli şekilde kullanılmasını sağlar,Projenin tüm paydaşlarının farklı ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanmasına yardımcı olur.Proje yönetimi, her bir projenin hedefleri, kaynakları ve zamanlaması ile şekillenen benzersiz bir odaklanma getirir. Bu odaklanmanın değeri dünya çapında proje yönetiminin hızla büyümesi ve yaygınlaşmasıyla kanıtlanmıştır.
Proje Yönetimi Süreci
Geleneksel olarak proje yönetimi 5 süreç adımı içerir.
-
Başlangıç
-
Planlama
-
Yürütme
-
İzleme ve Kontrol Etme
-
Kapanış
1) Başlangıç
Başlangıç adımı sürecin yapısının ve kapsamının belirlendiği adımdır. Eğer bu aşama iyi kurgulanmazsa proje gerekli başarıyı sağlayamaz. Süreçle ilgili tüm kontrollerin yapıldığından emin olunması gerekir.
Başlangıç aşamasında aşağıdaki adımları içeren bir plan yapılmalıdır.
-
İş gereksinimlerinin ve beklentilerin ölçülebilir hedeflerle analiz edilmesi,
-
Geçerli operasyonların gözden geçirilmesi,
-
Bütçede dahil olmak üzere fayda ve maliyetlerin finansal analizinin yapılması,
-
Paydaş analizinin yapılması,
-
Maliyetler, görevler ve zaman planı içeren proje planının yapılması.
2) Planlama
Başlangıç aşamasının ardından detaylı proje planı yapılır. Planlamanın ana amacı; bütçe, zaman ve kaynaklar açısından iş gereksinimlerini doğru analiz edebilmek ve etkin bir risk yönetimi yapabilecek pozisyonu kazanmaktır.
Proje planı genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur;
-
Nasıl plan yapılacağına karar verilmesi,
-
Kapsamın belirlenmesi,
-
Planlama ekibinin oluşturulması,
-
Çıktıların belirlenmesi ve iş planının oluşturulması,
-
Faaliyetler için kaynak gereksiniminin belirlenmesi,
-
Faaliyetler için bütçe ve zaman planının yapılması,
-
Risk planının oluşturulması,
-
Yönetimin onayının alınması.
3) Yürütme
Proje onaylandıktan sonra, proje ekibi içerik tasarımı ve projenin uygulanması için gerekli işlemleri tamamlayarak süreci başlatır.
4) İzleme ve Kontrol Etme
İzleme ve kontrol etme, projenin ilerlemesini gözlemleme işlemdir. Bu sayede ortaya çıkması muhtemel problemler belirlenebilir zamanında önlenebilir.
İzleme ve kontrol etme aşağıdaki maddeleri kapsar;
-
Devam eden proje aktivitelerinin ölçülmesi ( Neredeyiz ?)
-
Proje değişkenlerinin izlenmesi ( Nerede olmalıyız ?)
-
Sorunlar ve riskler için düzeltici faaliyetlerin planlanması ( İstediğimiz aşamaya nasıl gelebiliriz?)
5) Kapanış
Planlanan görevlerin tümü zamanında tamamlandığı taktirde proje ekibi projeyi kapatır. Bu kapanış yönetim tarafından resmi olarak da onaylanır. Devamında proje dosyaları arşivlenir ve saklanır.
Kapanış için genelde yapılan değerlendirmeler aşağıdaki gibidir;
-
Planlanan hedeflerle karşılaştığımız sonuçların kıyaslanması,
-
Planlanan zaman ile gerçekleşen zamanın kıyaslanması,
-
Planlanan kaynak kullanımı ile gerçekleşen kaynak kullanımının kıyaslanması,
-
Yapılan bütçe ile sonuçta oluşan maliyetin kıyaslanması,
Planlanan veya planlanmayın sonuçların değerlendirilmesi.
Referanslar
-
•asq.org/learn-about-quality/project-management
-
•pmi.org/About-Us/About-Us-What-is-Project-Management
-
•apm.org.uk/WhatIsPM
-
•en.wikipedia.org/wiki/Project_management